أرشيف ألفا
الحل الأمثل لامتلاك أرشيف متطور
ما هو نظام أرشيف ألفا ؟
- لايوجد أدنى شك أن كل المؤسسات في حاجة ماسة إلى أرشيف رقمي متطور عالي الكفاءة يتناسب مع متطلبات العصر من سرعة وفاعلية والحفاظ على السرية التامة للمستندات والملفات المهمة، لذا قامت شركة سوفتكس بتصميم نظام أرشيف ألفا المتميز لإدارة أرشيف رقمي متصل بشبكة الإنترنت والذي يمكنك من حفظ لملفات شركتك وتصنيفها وتأمينها.
- مع هذا النظام عالي الجودة لن تعاني من الاجراءات روتينية وصعوبة حفظ أو البحث عن ملف معين كما يخلصك عناء الذهاب إلى قسم المحفوظات لإيجاد وثيقة أو فاتورة قديمة، فالآن تستطيع الوصول إلى نظام أرشيف ألفا أينما كنت وفي أي وقت.
- يقدم النظام واجهة استخدام معتمدة بشكل كامل على شبكة الإنترنت، حيث يمكنك الدخول إلى مستنداتك وأوراقك المهمة، فأينما كنت يمكنك مشاهدتها من وجهاز الكمبيوترالشخصي أوالحواسيب الصغيرة المحمولة أوأجهزة المحمول، علاوة على ذلك يمتاز هذا النظام بامكانية تحديد كيفية مشاركة الملفات، فعلى سبيل المثال يمكن اتاحة مشاهدة ملف معين عن طريق رابط مباشر له ويمكن حمايت بكلمة مرور وتحديد تاريخ انتهاء مشاهدته.
من الذي يمكنه الاستفادة من هذا النظام؟
- كل صاحب منشأة يريد أسلوب عالي الكفاءة للتعامل مع الملفات المهمة وبيانات العملاء للحفاظ على سير العمل بين موظفيه.
- يرغب الموظفين بأي مؤسسة في امكانية مشاركة الملفات و تحديد من يمكن مشهادتها كما يرغبوا أن تكون هذه الملفات والمستندات متوفرة لهم في أي وقت وفي أي مكان.
- قسم المبيعات حيث يحتاج دائمًا إلى أن تتوافر له الملفات المتعلقة بالأسعار والعروض الفنية والمالية حتى يتمكن من إرسالها للعملاء.
- يرغب كل رؤساء الإدارة لأية مؤسسة في أن تكون لديهم آلية فعالة ومهنية لإدارة وتصنيف المقترحات والعقود وملفات العملاء وكل المستندات المتعلقة بالموارد البشرية والتقرير المالية والبيانات الرسمية وغيرها من مستندات لاستخدامها بشكل يومي.
- محطات الإذاعة والتليفزيون حتى يستطيعوا تخزين كل الوسائط والمواد الإعلامية .
- المؤسسات التعليمية من جامعات ومدارس ومكتبات، حيث لديهم كتب ذو أجزاء كبيرة ومتعددة بالإضافة إلى المقالات والأبحاث حتى تكون متوفرة لكل من يحتاج هذه المواد العلمية.
- كل المنشآت الحكومية المسئولة عن معالجة ملايين الملفات الورقية بشكل يومي.
ما الذي يمتاز به نظام أرشيف ألفا؟
- تجنبك مخاطر فقدان لأي من ملفاتك المهمة والتي قد تحدث مع أنظمة الأرشيف الأخرى، فنحن نقوم بتخزين ملفاتك عن طريق استضافتها على خوادمنا المؤمنة وبذلك تكون قد تجنبت أية تكلفة أوحدوث أية مشكلة.
- قم بتوفير أموالك معنا حيث لا تحتاج إلى شراء برامج الحماية ضدد الفيروسات أو أنظمة جدار الحماية للشبكات ،أو برتكول الإنترنت IP الأصلي وغير ذلك حيث نقدم لك أعلى مستويات الحماية لأرشيفك.
- امكانية الدخول على نظام الأرشيف ألفا من أي مكان سواء كان متصفح الإنترنت أو حتى هاتفك المحمول أوأي باد أو أي جهاز قائم على نظام أندرويد Android والهواتف الذكية.
- ترتيب وتصنيف لكل مستنداتك من خلال أجزاء مقسمة بطريقة مميزة كما يتوافر رسم بياني للتوضيح حجم المساحات المستخدمة والمتاحة.
- آلية تعريف نوع الملف المحوفظ في النظام سواء كان ملفات وورد أو ملفات اكسل أو ملفات عروض باور بوينت أو حتى ملفات صور.
- يتميز أيضًا هذا لبنظام على امكانية تكنولوجيا التعرف على الحروف و الكلمات من الصور (Optical Character Recognition OCR) وهي مبرج لتحويل صور النصوص المكتوبة باليد أو بآلة نصوص يستطيع الحاسوب معالجته، كما يستطيع النظام قراءتها سواء كانت هذه النصوص انجليزية أو عربية
- تدعم خاصية OCR أنواع ملفات وورد و ملفات اكسل و ملفات عروض باور بوينت و حتى ملفات صور مما يجعلها قابلة للتعديل وتسهل لك عملية البحث بكلمة معينة.
- نظام متطور للحفاظ على سرية ملفاتك حيث تستطيع اختيار لكل ملف أومستند كيفية فتحه من( قراءة فقط أويمكن تعديله أو لايمكن فتحه) مما يمنحك درجة عالية من التحكم على كيفية مشاهدة ملفات شركتك.
- تمكين الأقسام المختلفة في شركتك مثل المبيعات والدعم الفني والتسويق وغيرهم من الاستجابة السريعة إلى العملاء والشركاء من خلال خاصية النشر التي تتيح لموظفيك مشاركة الملفات ويمكن تحديدها بتاريخ انتهاء وكلمة مرور أوحتى تفعيل طرق تأمين أكثر تعقيدًا (مثل:غلق الملف أمام عنوانIP محدد) .